Dennis digitaliseerde het planbord. “Dat geeft een overzicht van de bezetting en wie vrij was of vrij kon nemen. We hadden tot voor kort nog zo’n planbord aan de muur. Ik heb dat overgezet op een digitaal scherm. Ik voerde de namen en functies van de collega’s in en daarachter gaf je iets een bepaalde kleur. Een wit vlakje betekent een reguliere dienst. Ziekte of vrij nemen kregen een eigen kleur.”

Chat GPT
Behalve de namen van z’n collega’s vulde Dennis de functie en op welke dagen iemand dienst had in. “Dus achtereenvolgens voor de Senior Shift Coordinator, de Hoofdoperator en de operator. Uitgesplitst naar de ochtend-, middag- en avonddienst. Zo vulde ik het digitale scherm geleidelijk in. Dat was op zich niet zo lastig. Verder gebruikte ik Chat GPT bij de opbouw van de Bezettingsteller, de check voor de minimale bezetting en welke functies nog vrij kunnen nemen.”

Kleurtjes
Nadat Dennis de bezetting in kaart had gebracht, werkte hij dat verder uit. “En tussentijds maakte ik kopietjes van de opzet die ik aan de collega’s liet zien ter beoordeling. Wat vinden jullie hiervan en werkt dit voor jullie? Een van de opmerkingen was om minder tekst en kleurtjes te gebruiken. Dat heb ik gedaan en daarmee werd het bord veel overzichtelijker.” Het rooster is via je mobiel of computer te bekijken. “Mensen kunnen thuis kijken of ze vrij kunnen krijgen, maar moeten dit via de wacht melden, zodat zij dat er in kunnen zetten.” 

Gemakkelijker
Het digitale planbord werd positief ontvangen. “Het biedt meer overzicht. Iedereen ziet direct dat er in een dienst een minimale of eventuele onderbezetting is. Het aanvragen van verlof is gemakkelijker. Dennis ziet nog mogelijkheden om het systeem te verbeteren en uit te breiden. “Sommige zaken ga ik achter de schermen nog vereenvoudigen.”